La pandemia actual ha supuesto un cambio muy importante en nuestros hábitos sociales y de relación con los demás. Y la forma en que trabajamos también se ha visto afectada.

Son muchas las empresas que han tenido que adaptarse a esta nueva situación implantando sistemas de trabajo a distancia que les permita seguir con la actividad y no tener que plantearse ERTEs o directamente cierres. Obviamente no todas las profesiones y empresas pueden desempeñar su labor a distancia, pero es indudable que una parte muy importante del tejido empresarial ha tenido que rediseñar sus procesos de trabajo para que se lleven a cabo fuera de la sede física de la empresa.

Tal ha sido el impacto del teletrabajo en estos últimos meses, que se ha tenido que crear una regulación específica para esta nueva modalidad laboral, la Ley 28/2020 de 22 de septiembre de Trabajo a Distancia. Esta nueva ley recoge en su articulado como ha de establecerse esta nueva relación entre los trabajadores y las empresas y cuales son los derechos y obligaciones que ambas partes contraen en el momento de acogerse a esta modalidad de trabajo. En todo caso, comentar esta regulación no es el objetivo de este artículo, pero si que lo será en algún momento posterior.

Lo más importante de este nuevo escenario de teletrabajo es que las empresas puedan dotar a sus trabajadores de las herramientas necesarias para llevar a cabo su jornada laboral sin una merma en cuanto a su rendimiento y sin perdida de objetivos. Dejando de lado quién debe correr con los gastos de aplicaciones y suministros para estos trabajadores lleven a cabo sus labores, vamos a analizar algunas aplicaciones y recursos interesantes para hacer más efectivo el teletrabajo.

Lugar de trabajo

La decisión de trabajar fuera del centro habitual supone también decidir cual va a ser la nueva ubicación en la que el trabajador va a ejercer su día a día laboral. La decisión más obvia es habilitar un espacio dentro del propio domicilio, donde pueda disponer de la intimidad y los recursos técnicos para llevar a cabo su trabajo. En caso de que el trabajador tenga familia (como puede ser lo más habitual) esta decisión tendrá que verse afectada por los horarios del resto de la familia y sus actividades. Utilizar el salón familiar puede ser poco adecuado si otros miembros comparten el espacio y quieren, por ejemplo, ver alguna serie en televisión.

Si se dispone de un espacio específico para trabajar dentro de su domicilio, tendrá que comprobar que reúne los requisitos básicos en cuanto a ergonomía y seguridad en el trabajo, además de disponer de conexión a internet de buena calidad, teléfono, impresoras, etc.

Una opción que cada vez tiene más popularidad, es la de ubicar a los trabajadores que tengan que teletrabajar en un coworking. De esta forma, la empresa se asegura de que, por un lado, las comunicaciones y accesos a recursos están garantizados y por otro lado, los requisitos de seguridad laboral están garantizados en todo momento y el trabajador puede llevar a cabo su jornada laboral de forma más segura que en su
domicilio.

No debemos olvidar que estos centros proveen de servicios integrados por una tarifa mensual económica, que suponen un ahorro para las empresas mayor que dotar a cada trabajador de lo necesarios requisitos en cuanto a conectividad, mobiliario, periféricos, etc.

Gestión del correo y agenda

Sin duda el rey del correo electrónico, y una de las mejores herramientas disponibles para los profesionales y trabajadores que tengan que estar fuera del centro de trabajo es Gmail, aportado por Google.

Su capacidad de gestionar el correo desde cualquier tipo de dispositivo y plataforma, lo hacen ideal para todos aquellos que trabajen en movilidad o desde su domicilio. Además, cuenta con la capacidad de gestionar la agenda laboral y compartirla entre todos los miembros del equipo, con lo que las tareas están siempre disponibles y hacen que el seguimiento sea sencillo.

Videoconferencia

Al clásico Skype, estos últimos meses se han unidos otros grandes actores como son Zoom o Meet/Hangouts de Google. La posibilidad de mantener reuniones de decenas de interlocutores al mismo tiempo hacen de este tipo de herramientas un básico en las empresas y estas, deberían promocionar y formar de forma exhaustiva a sus empleados en el uso de este tipo de aplicaciones.

No solamente sirven para controlar al equipo que esté teletrabajando, sino que puede suponer un ahorro muy interesante de horas y dinero, al no tener la necesidad de desplazar a una persona a otra provincia (por ejemplo) para tener una reunión con un potencial cliente.

Gestión de proyectos

El adecuado seguimiento y la gestión de los proyectos que están en marcha, pueden ser una de las barreras que las empresas suelen aducir para no implantar proyectos de teletrabajo.

Hoy día esto ya no es una excusa, porque existen decenas de aplicaciones
que pueden servirnos para mantener al día el estado de nuestras tareas y comprobar como avanzan respecto a lo previsto y si verificar si los plazos se están cumpliendo. Entre este tipo de aplicaciones destacan Asana y Trello, que con una curva de aprendizaje muy suave, permiten desde el primer momento gestionar los proyectos y compartir e interactuar con otros compañeros y clientes.

Gestión de documentación

En el caso de que la empresa no disponga de un servidor y una VPN adecuadamente configurada, una buena opción para compartir documentación entre los miembros del equipo es usar algunas de las herramientas que actualmente existen en el mercado.

Desde Google Drive, del omnipresente Google, hasta Dropbox, en sus versiones Enterprise, pasado por OneDrive de Microsoft, las opciones existentes son muchas y muy variadas, apostando todas ellas por la seguridad y la privacidad en la gestión de la información.

También pueden las empresas optar por configurar una nube privada propia a través de la aplicación OwnCloud, que permite la gestión de permisos y grupos de trabajo, de forma que la documentación siempre esté al acceso de quién tiene autorización para ello.

Firma electrónica de documentos

Cuando sea necesaria la firma de documentación, una opción totalmente legal y acreditada hoy día es la firma electrónica de la misma. Mediante aplicaciones al uso y contando con un certificado digital, el usuario puede firmar un documento con la misma validad legal que si se tratara de una firma manuscrita. Opciones online como Docusing o aplicaciones de escritorio como Autofirma, esta última disponible libremente en el Portal de Administración Electrónica, hacen que firmar un documento sea cuestión de unos pocos clics.

Gestión del tiempo

La gestión de nuestro día a día laboral, en este caso tanto en modo teletrabajo como en la empresa, es más una cuestión de organización y administración personal del tiempo.

Para mejorar la atención durante la jornada, los expertos recomienda una técnica denominada Pomodoro, que intercala periodos de trabajo intenso de 25 minutos y descansos de 5, como forma de mantener un ritmo y atención constante durante todo el día. Una forma de controlar estos periodos es mediante algunos de los muchos cronómetros online que podemos encontrar orientados a esta técnica: Pomodoro Traker o Tomato Timer.

Ofimática

Uno de los recursos más usados junto a la gestión del correo electrónico es cualquier tipo de suite ofimática: procesador de textos, hojas de cálculo, creador de presentaciones, etc.

Aquí la reina es la suite Microsoft Office, en cualquiera de sus versiones: online o de escritorio. Otras opciones al margen de soluciones propietarias serían las que pone a disposición Google o LibreOffice, una suite que nada tiene que envidiar a la propuesta de Microsoft y que está disponible en diversas plataformas.

Como vemos, al margen de las consideraciones legales de la implantación del teletrabajo, técnicamente es asumible por la mayoría de empresas, salvo que su actividad no sea posible realizar fuera de un centro físico.

Existen multitud de herramientas y opciones para hacer que el rendimiento laboral de los trabajadores en sus domicilio o desplazados, no se vea mermado. Sin contar con que en la mayoría de casos un mejor ambiente de trabajo, supone un aumento de la satisfacción del mismo y por tanto de su respuesta hacía la empresa y una mayor consecución de sus objetivos.

José Manuel Sanz

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